„Keine Buchung ohne Beleg“ – eine goldene Regel der Buchhaltung. Das FinTech Pliant schafft Abhilfe, indem es nicht nur das Beleg-, sondern auch das Kartenmanagement vollständig digitalisiert.
Die zunehmende Digitalisierung in Österreichs Unternehmen und neue Arbeitsformen wie Homeoffice oder Workation bringen auch neue Anforderungen an die Bezahlprozesse in Firmen mit sich. Budgets müssen projektbasiert an einzelne Abteilungen vergeben werden können und der Bedarf, über mehr als nur eine, physische Kreditkarte zu verfügen, wächst parallel zur steigenden Unabhängigkeit der Beschäftigten vom ursprünglichen Bürostandort. Es sind jedoch nicht nur virtuelle Kreditkarten als praktikable Ergänzung zu physischen gefragt, auch digitale Lösungen zur Zahlungs- und Belegverwaltung können die Effizienz in Betrieben erheblich steigern.
Darauf weist Malte Rau, CEO und Co-Gründer des FinTechs Pliant, hin. „Es ist langsam nicht mehr zeitgemäß, wenn die Buchhaltung an jedem Monatsende Mitarbeitern wegen fehlenden Belegen und Auskünften hinterherlaufen muss. Speziell ab einer gewissen Transaktionsanzahl wird das richtig mühsam. IT-Unternehmen und Abteilungen sind hier sehr stark sensibilisiert, weil es eine hohe Affinität zur Digitalisierung gibt und auch viele virtuelle Einkäufe von Software und Cloud-Lösungen stattfinden. Durch ein digitales Kreditkarten- und Belegmanagement kann der gesamte Prozess vom Einkauf bis zur Buchhaltung zeitschonender und effizienter gestaltet werden“, erklärt Rau.
So könne sich die Buchhaltungsabteilung einen Arbeitsaufwand von schätzungsweise zwei bis vier Stunden pro Woche einsparen, für Benutzer digitaler Zahlungsmanagementsysteme entstehe eine Zeitersparnis von zirka einer Stunde.
Die üblichen Plagen zum Monatsende
Die Finanzbuchhaltung ist in Österreich gesetzlich vorgeschrieben und demnach für Unternehmen unumgänglich. Dabei gilt: Jede Zahlung muss durch eine Rechnung, einen Kassenbon oder unter gewissen Umständen einen Vertrag nachgewiesen werden können. Diese Belege müssen nicht nur vorhanden sein, es ist auch die Aufgabe der Buchhaltung, zu kontrollieren, ob die Belege überhaupt korrekt ausgestellt wurden und somit zulässig sind. Denn die Folgen eines fehlerhaften Beleges sind kostspielig. Denn wenn die Rechnungssumme aus den Betriebsausgaben herausgenommen werden muss, resultiert daraus eine höhere Steuerschuld.
„Die Buchhaltung braucht stets gewisse Belege und Informationen, um all ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen zu können. Andernfalls kann es zu Verstößen und auch zu betrieblichen Schäden kommen. Damit sie diese Daten so schnell und auch so unkompliziert wie möglich erhalten kann, müssen ausgabenspezifische Informationen zeitnah aufbereitet werden. Je automatisierter hier die Systeme im Unternehmen sind, desto rascher können die Unterlagen auch zu Monatsende abgegeben werden und desto effizienter und weniger fehleranfällig sind die Abläufe“, führt Malte Rau aus.
Echtzeitaktivitäten statt warten auf Kreditkartenabrechnung
Laut Rau scheitert der reibungslose Ablauf dieser Datenübermittlung meist daran, dass es bei herkömmlichen Prozessen zu nicht unerheblichen Zeitfenstern kommt. Wenn Ausgaben über die klassische Firmenkreditkarte getätigt werden, liegt es in der Eigenverantwortung der Mitarbeiter, den dazugehörigen Beleg rechtzeitig und vor allem proaktiv bei der Buchhaltung abzugeben. Von der betrieblichen Ausgabe erfährt diese also erst bei Erhalt des Beleges oder bei der Kreditkartenabrechnung, die jedoch zeitversetzt eintrifft. Zwischen getätigter Ausgabe und Erfassung im Buchhaltungssystem liegen dann zumindest Tage, tendenziell aber eher Wochen.
„Ein digitales Karten- und Belegmanagement hat hier den gravierenden Vorteil, dass damit ein Echtzeit-Reporting einhergeht. Die Buchhaltung muss also nicht mehr auf die Kreditkartenabrechnung warten, um dann erst abzugleichen, welche Belege noch nicht eingereicht wurden. Stattdessen wird eine getätigte Zahlung direkt in der App registriert. Wenn der Mitarbeiter dann die dazugehörige Rechnung scannt, wird dies ebenso in der App vermerkt und es findet gleich eine Vorbuchung statt“, so Malte Rau weiter. Ist ein Mitarbeiter beim Hochladen eines Belegs säumig, kann er über die Pliant-App automatisiert daran erinnert werden.
Effiziente Lösungen für dynamische IT-Branche
Insbesondere in dynamischen und digital agierenden Branchen wie der IT werden Lösungen wie virtuelle Kreditkarten und Belegsysteme wertgeschätzt und gebraucht, weiß Rau: „Die IT-Branche bringt für gewöhnlich eine hohe Bereitschaft für Digitalisierungsschritte mit sich. Hier sollten das Belegmanagement und die Buchhaltung keine Ausnahme darstellen. Zudem wird in der IT häufig projektbasiert und agil gearbeitet. Da sind rasche und flexible Budgetvergaben via App ein großer Vorteil“, erklärt der Pliant-CEO einen wesentlichen Vorteil der virtuellen Firmenkreditkarten.
Denn per Knopfdruck erstellen Projekt- und Budgetverantwortliche digitale Karten mit individuellen Limits und vergeben sie an einzelne Mitarbeiter – je nachdem, wer gerade welche Ausgaben zu tätigen hat. So lassen sich Projektausgaben wesentlich besser kontrollieren. „Österreichs IT-Unternehmen profitieren stark von solch einem digitalen Karten- und Belegsystem, weil damit höchst effizient gearbeitet werden kann. Müssen Mitarbeiter keine Belege mehr suchen, können sie die dadurch gewonnene Arbeitszeit anders und wesentlich effizienter nutzen“, resümiert Rau. (BS)
INFO-BOX
Pliant
Das FinTech Pliant wurde 2020 von Malte Rau und Fabian Terner gegründet und bietet Unternehmen eine digitale Kreditkartenlösung für maximale Flexibilität und Ersparnis. Neben physischen Karten stellt Pliant virtuelle Firmenkreditkarten zur Verfügung, deren Limits individuell und eigenständig angepasst werden können. Dabei profitieren Unternehmen von attraktiven Cashbacks ab der ersten Zahlung. Auch die Belegerfassung erfolgt vollständig digital über die App – sämtliche Transaktionen und Belege werden Mitarbeiter:innen unmittelbar zugeordnet, womit die leidige Belegsuche am Monatsende der Vergangenheit angehört. Die Lösung von Pliant kann nahtlos in bestehende Finanz- und Buchhaltungssoftware integriert werden.
www.getpliant.com